POLITIQUE CONTRE  LA FRAUDE ET ANTI- CORRUPTION

CORRUPTION : une situation lors de laquelle un employé de AIP offre, donne, sollicite ou accepte un quelconque avantage en vue d’influencer l’action d’un agent public au cours de l’attribution ou de l’exécution d’un marché ;

FRAUD : Tout employé de AIP qui déforme ou dénature des faits afin d’influencer l’attribution ou de l’exécution d’un marché ;

MIEUX CONNAITRE LA CORRUPTION ET LA FRAUD POUR L’EVITER

Plus la durée pendant laquelle la faute est perpétrée est longue, plus les pertes en résultant et les coûts investigation augmentent de façon exponentielle.

Les coûts liés aux corruptions et fraudés ne peuvent être recouvrés auprès des bailleurs de fonds.  Ils doivent être supportés par les fonds propres de l’organisation et sont ainsi privés de ces fonds propres.

Les investigations liées à la corruption et fraude détournent l’attention du personnel de sa mission, le moral des employés en souffre, il porte atteinte à la réputation auprès des bailleurs de fonds actuels et potentiels, provoque une possibilité de publicité négative, de litige et de contrôle réglementaire. L’objectif de cette politique est d’assurer que le maximum de fonds atteigne les bénéficiaires et que le personnel de l’ONG-AIP signale tous les cas de fraudes et de corruption.

SIGNALER LES CAS DE CORRUPTION ET DE FRAUD

• Information obligatoire : Le personnel d’AIP est  tenu de divulguer «promptement» à la direction de l’ONG- AIP «toute infraction au droit pénal  impliquant des fraudes, pots-de-vin ou pourboires, susceptibles d’affecter les différentes subvention de la structure. »
• Le défaut de divulgation constitue une non-conformité qui peut entraîner la suspension ou l’exclusion
• « Un employé de X qui découvre ou soupçonne qu’une quelconque fraude ou autre inconduite financière s’est produite, quels que soient le contexte, le montant impliqué, ou la source de financement, doit immédiatement communiquer l’information conformément aux indications du Code d’Éthique Commerciale et de Conduite.

CANAUX DE DENONCIATION

Les canaux de dénonciations incluent la notification à la  Direction de l’ONG-AIP, ou les dénonciations confidentielles et anonymes à travers la ligne directe du président de direction 31 65 39 87

COMMENT SIGNALER UNE CORRUPTION OU UNE FRAUD

Vous pouvez soumettre une dénonciation de quatre principales manières :

• Contacter directement votre superviseur
• Contacter directement le chef de projet
• Contacter directement la direction de l’ONG-AIP

La politique de déclaration des corruption et fraudes permettront de signaler les allégations liées aux cas de:

• Fraude
• Gaspillage
• Trafic de personnes
• Abus
• Mauvaise gestion
• Problèmes liés aux Ressources Humaines

Ces dénonciations sont anonymes et son soumis a une équipe restreinte qui se charger d’analyser les faits.

POLITIQUES DE NON REPRESAILLES

Toutes les personnes qui soumettent des dénonciations sont protégées par la politique de non représailles de l’ONG-AIP.

«l’ONG-AIP est engagée à observer les normes les plus élevées en matière d’éthique commerciale et financière, et ne tolère pas les représailles contre quiconque signale une violation présumée de la loi ou de la politique, fournit des informations à un responsable de l’ONG-AIP chargé de l’application de la loi, ou apporte son aide dans l’enquête sur une violation présumée, même si l’enquête conclut par la suite qu’il n’y a pas eu violation.

PROTECTION CONTRE LES REPRESAILLES

Toutes les personnes qui dénoncent sont sujets à la Politique de Non-Représailles.L’ONG-AIP engage à respecter les normes les plus élevées en matière d’éthique professionnelle, et ne tolère aucune mesure de représailles contre quiconque qui dénonce une violation des règles ou des lois, fournit  des informations aux autorités de police, à un enquêteur officiel, ou prête assistance à une enquête sur une violation supposée, même si une enquête ultérieure devait conclure qu’aucune violation n’est survenue, à condition que le rapport de l’employé soit établi de bonne foi et avec le degré raisonnable de son exactitude.

REMARQUE:  Vous ne ferez l’objet d’une mesure disciplinaire que si et seulement si vous soumettez une allégation contre une personnes, dans la seule intention de lui causer un dommage, et en n’agissant pas dans le meilleur des intérêts de l’ONG-AIP et de ses partenaires

QUELQUES EXEMPLE DE FRUDS ET DE CORRUPTION

• FALSIFICATION DES DÉPENSES DE VOYAGE

• Fabrication de dépenses pour des voyages qui n’ont pas eu lieu
• Demande de paiement de frais de voyage alors que la personne n’est en voyage
• Surfacturation du coût de l’hébergement lors des voyages
• Impossibilité de confirmer la réalisation du voyage

• GESTION DE TRÉSORERIE

• Vol de fonds avant leur versement sur un compte bancaire de PSI
• Changement des informations bancaires du fournisseur (sur la base de faux e-mail) sans confirmation auprès du fournisseur

• SÉCURITÉ DU SYSTÈME INFORMATIQUE

• Détournement de fonds à travers l’utilisation d’un accès non autorisé au système informatique

• FRAUDES SUR LES DÉPENSES LIÉES AUX PROGRAMMES

• Falsification / inflation des dépenses liées aux activités des programmes
• FALSIFICATION DES RÉSULTATS DES PROGRAMMES
• Falsification des données pour présenter de meilleurs résultats;
• Achat de biens avec des fonds personnels et falsification des documents destinés à représenter les ventes aux participants ou bénéficiaires.
• FRAUDE DANS LA GESTION DES TEMPS ET LA PAIE
• Des employés fantômes sont inscrits dans les registres de paie des plateformes;
• Augmentation non justifiée des heures de travail en faveur d’un autre projet;
• FRAUDE AU NIVEAU DES SOUS-RÉCIPIENDAIRES
• Les sous-récipiendaires qui réclament des salaires et autres charges pour des employés fantômes ou activité non exécutée;
• Paiement de pots-de-vin à des employés de PSI en échange d’accords de subventions futurs;
• Vol de fonds par le personnel des sous-récipiendaires;
• Envoi de demandes de remboursement de dépenses soutenues par des documents falsifiés;